1 – Introduction

Le monde associatif se structure autour d’acteurs engagés au service de l’intérêt général, du progrès ou de la cohésion sociale et dont une majorité d’actions sont menées de façon bénévole. Dans un tel contexte, la capacité à s’organiser et à communiquer représente un véritable défiquant à la pérennisation des actions d’une association. Les difficultés sont en effet multiples : manque de ressources, manque d’expérience et de savoir-faire ou encore réticence des bénévoles au management, entre autres [1]. Face à cette réalité, les problématiques managériales sont bien souvent reléguées au second plan au profit d’une organisation artisanale et peu efficace. Or, ceci peut compromettre le bon développement de l’association. C’est pourquoi il convient d’affronter de manière réfléchie ces questions et ce dès les premiers pas de l’association, de façon à lui garantir des bases organisationnelles robustes.

Cet article se présente sous la forme d’une étude de cas. La recherche s’intéresse à une association à but non lucratif créée en 2018. Elle compte une quinzaine de membres habitant en France et au Brésil et dont les compétences demeurent très hétérogènes. Cette association a fait le choix, dès le début de sa création, de se structurer autour de différents outils numériques. Nous utilisons donc ce cas d’étude pour rendre compte de différents questionnements qui l’accompagnent depuis. Comment organiser les activités d’une association dont les membres sont géographiquement dispersés ? Sur quels outils s’appuyer ? En quoi structurer la communication permet d’améliorer la productivité ? Comment capitaliser les données générées et échangées afin de conserver un regard critique sur ses propres actions et favoriser une réflexivité collective ? Pour traiter ces questions, nous nous appuierons sur une méthode ethnographique (observations et archives) et structurerons l’article en trois temps.

Dans un premier temps, nous présenterons Prefigura et ses spécificités. Nous mettrons l’accent, d’une part, sur la complexité institutionnelle liée à son caractère multinational, la multiplicité des entités qui la composent et des projets qu’elle souhaite mener, son ambition de croissance et son impératif de gouvernance démocratique. D’autre part, sur les questions touchant à la dispersion géographique de ses membres, l’hétérogénéité de leurs compétences et les différents degrés d’implication.

Puis, nous expliquerons comment l’association s’est organisée autour de l’utilisation d’outils répondant à trois besoins principaux : la communication entre les membres, la planification des tâches à réaliser et le partage des fichiers informatiques. Parmi les multiples outils disponibles sur le marché, nous expliciterons les critères qui ont menés à notre choix pour la triade constituée par : Redmine, Zulip et Nextcloud.

Dans un dernier temps, nous présenterons et analyserons des données issues de l’utilisation de Zulip. Cela nous permettra d’expliciter quelques apports d’une infrastructure numérique réfléchie, en termes de compréhension de l’activité associative et de gestion de l’association. Et nous tenterons de montrer que la réflexivité critique rendue possible par les traces numériques permet ainsi de réorienter continuellement les processus en cours et d’améliorer l’organisation associative en vue de plus d’autonomie, d’efficacité et de résilience.

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